CONTOH-CONTOH BUKU ADMINSTRASI KELOMPOK
BUKU TAMU
|
NO.
|
HARI TANGGAL
|
NAMA
|
INSTANSI / ALAMAT
|
JABATAN
|
MAKSUD TUJUAN
|
KESAN / PESAN
|
TANDA TANGAN
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
NO.
|
NAMA
|
TGL LAHIR / UMUR
|
L/P
|
PEKERJAAN
|
ALAMAT
|
TGL. MASUK ANGGOTA
|
TTD
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
BUKU SUSUNAN PENGURUS
PERIODE TAHUN ....... SAMPAI DENGAN .........
|
NO.
|
NAMA
|
TGL LAHIR
|
L/P
|
PEKERJAAN
|
ALAMAT
|
JABATAN
|
TGL DIANGKAT
|
BERHENTI
|
||
|
TGL
|
ALASAN
|
TTD
|
||||||||
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
BUKU NOTULEN RAPAT
|
NO.
|
HARI
/ TGL |
TEMPAT
|
POKOK BAHASAN / AGENDA RAPAT
|
PESERTA
|
JML PESERTA
|
HASIL KESEPAKATAN
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
|
|
|
|
|
|
|
|
BUKU SARAN-SARAN ANGGOTA
|
NO.
|
TGL
|
NAMA ANGGOTA
|
ALAMAT
|
PEKERJAAN
|
SARAN-SARAN
|
TTD ANGGOTA
|
PENGURUS
|
|
|
TANGGAPAN
|
TTD
|
|||||||
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
BUKU DAFTAR HADIR
( ........JENIS
KEGIATAN...........)
HARI :.............., TANGGAL : .................
|
NO.
|
NAMA
|
ALAMAT
|
JABATAN
DI POKTAN
|
TANDA
TANGAN
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
|
|
|
|
|
|
BUKU AGENDA SURAT
|
S U R A T M A S U K
|
S U R A T K E L U A R
|
||||||
|
NO.
|
HARI / TANGGAL
|
ALAMAT
PENGIRIM
|
PRIHAL
|
NO.
|
HARI / TANGGAL
|
ALAMAT/TUJUAN
|
PRIHAL
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
BUKU EKSPEDISI
|
NO.
|
TGL PENGIRIMAN
|
NO SURAT
|
ALAMAT
|
PRIHAL
|
T. TANGAN
|
KETERANGAN
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
|
|
|
|
|
|
|
|
BUKU KEGIATAN
|
NO.
|
HARI TANGGAL
|
RENCANA KEGIATAN
|
HASIL PELAKSANAAN
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
|
|
|
|
|
BUKU KAS
BULAN : ............ TAHUN : ................
|
NO.
|
HARI
/ TANGGAL |
URAIAN
KETERANGAN |
PENERIMAAN
|
PENGELUARAN
|
SISA
|
|
|
|
|
|
|
|
BUKU INVENTARIS
|
NO.
|
NAMA BARANG
|
JUMLAH (UNIT)
|
PERKIRAAN NILAI
(HARGA RP.) |
KEADAAN
|
KETERANGAN
|
|
|
BAIK
|
RUSAK
|
|||||
|
|
|
|
|
|
|
|
BUKU ANJURAN INSTANSI LAIN
|
NO.
|
TGL
|
NAMA
|
JABATAN
|
INSTANSI/
ALAMAT
|
ANJURAN
|
TTD
|
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
ADMINISTRASI KELOMPOK TANI
Administrasi : adalah
seperangkat catatan atau dokumen yang menyangkut tentang semua kegiatan yang
dilakukan pada suatu organisasi.
Kelompok :
adalah kumpulan orang-orang lebih dari satu yang mempunyai tujuan yang sama.
Kelompok Tani :
adalah kumpulan orang-orang yang tumbuh berdasarkan keakraban, keserasian serta
kesamaan kepentingan dalam memanfaatkan sumberdaya pertanian untuk bekerjasama
meningkatkan produktivitas usahataninya dan kesejahteraan anggotanya.
Perangkat Administrasi yang baik dan benar
diperlukan sebagai bahan informasi bagi kelompok maupun pihak lain yang
berkaitan dengan kelompok. Selain aturan kelompok, setiap kelompok
harus mempunyai Buku-Buku Administrasi kelompok yang dicatat secara tertib oleh
Pengurus Kelompok ataupun anggota yang ditugasi untuk
itu. Kelengkapan Administrasi merupakan bagian dari bentuk
pengawasan.
KELENGKAPAN ADMINISTRASI KELOMPOK TANI MELIPUTI
:
1. Buku Daftar Anggota
2. Buku Tamu
3. Buku Notulen Rapat
4. Buku Kegiatan kelompok
5. Buku Rencana Kerja Kelompok
(RDK/RDKK))
6. Buku Kas
7. Buku Pemilikan Lahan Usahatani
8. Buku Catatan Inventaris kelompok
(harta)
9. Buku Agenda
10. Buku Expedisi
1. Buku Daftar Anggota
Buku Daftar Anggota adalah
Dokumen tertulis yang berisi tentang Biodata setiap petani yang menjadi anggota
kelompok. Buku ini bermanfaat untuk mengetahui Nama-nama anggota,
jumlah dan perkembangannya.
|
No.
|
Nama
|
Jabatan dalam
kelompok
|
Umur/Thn
|
Tingkat
Pendidikan
|
Jumlah
Tanggungan
|
Ket
|
|
1.
2.
3.
4.
5.
dst
|
|
Ket : Nomor yang diberikan kepada
setiap anggota pada saat menjadi anggota kelompok. Diisi sesuai
dengan urutan pada saat petani menyatakan diri menjadi anggota kelompok.
Sibea, Januari
2013
PENGURUS KELOMPOK TANI
HARAPAN BERSAMA
KETUA SEKRETARIS
(
………………..
) (
…………………… )
2. Buku Tamu
Buku Tamu adalah Dokumen yang berisi catatan tentang pihak-pihak luar yang
pernah berkunjung ke kelompok. Buku ini juga bermanfaat untuk
mengetahui sejauhmana perhatian dan bimbingan atau saran-saran yang pernah
diberikan oleh pihak luar terhadap kelompok yang bersangkutan. Buku Tamu
diisi setiap kali ada pihak dari luar kelompok yang datang untuk suatu
keperluan.
|
No.
|
Hari/Tanggal
|
Nama
|
Instansi/
Jabatan
|
Maksud
|
Kesan-kesan/Saran
|
Tanda
Tangan
|
|
1.
2.
3.
4.
5.
dst
|
|
3. Buku Notulen Rapat
Buku Notulen Rapat adalah Catatan tentang hal-hal yang telah
dibahas dalam setiap pertemuan kelompok. baik pertemuan
pengurus maupun pertemuan anggota. Catatan pertemuan ini penting
untuk mengetahui segala persoalan ataupun hal-hal lain yang pernah
dibicarakan dalam pertemuan/rapat. Catatan ini juga bermanfaat bagi
kelompok untuk melihat pengalaman-pengalaman yang lalu baik berupa keberhasilan
maupun kelemahan/kegagalan serta persoalan-persoalan yang dihadapi kelompok dan
cara mengatasinya. Bagi pihak luar catatan ini juga
bermanfaat untuk mengetahui persoalan yang pernah dibicarakan didalam kelompok
sehingga membantu pihak luar dalam memberikan bimbingan selanjutnya.
FORMAT NOTULEN RAPAT
Nama
Kegiatan ; Rapat
persiapan turun sawah
Hari/Tanggal : Selasa,
22 Januari 2013
Materi
Pembahasan : Rencana
Pembersihan saluran air / irigasi
Pimpinan
Rapat : Ismail
(Ketua Kelompok)
Peserta :
25 Orang
Nara
Sumber : Adi
Ritno (Ketua Kelompok Mahasiswa KKN)
Kesimpulan :
1. Pembersihan saluran irigasi dilaksanakan pada
hari minggu tanggal 27 Januari 2013.
2. Pembersihan
saluran irigasi sepanjang 250 m
3.
4.
5.
6.
Sibea, 22
Januari 2013
PENGURUS KELOMPOK TANI
HARAPAN BARU
KETUA SEKRETARIS
(
……………….. ) (
…………………… )
MENGETAHUI
PPL WIBI SIBEA
( ……………………….. )
Keterangan : Daftar hadir dilampirkan.
4. Buku
Kegiatan Kelompok
Buku kegiatan kelompok adalah buku yang berisi
catatan tentang segala kegiatan yang dilaksanakan oleh
kelompok. Misalnya rencana kegiatan kelompok, catatan pelaksanaan
kegiatan, hasil monitoring dan evaluasi kegiatan kelompok dan
sebagainya. Catatan tersebut bermanfaat bagi kelompok untuk
mengingat kembali pengalaman-pengalaman yang dimiliki.
FORMAT BUKU KEGIATAN KELOMPOK
|
NO
|
Hari/Tgl
|
Jenis
Kegiatan
|
Lamanya
|
B i a y
a
|
Hasil
|
|
|
Rp.
|
Sumber
Biaya
|
|||||
|
1.
2.
3.
4.
5.
dst
|
||||||
Sibea, 22
Januari 2013
PENGURUS KELOMPOK TANI
HARAPAN BARU
KETUA SEKRETARIS
(
………………..
) (
…………………… )
5. Buku
Kas
Buku Kas adalah berisi tentang catatan yang dilakukan kelompok yang
berkaitan dengan aliran dana yang diterima maupun yang
dikeluarkan. Selain catatan aliran dana, juga berisi catatan tentang
kegiatan-kegiatan yang dibiayai dari dana tersebut.
FORMAT BUKU KAS
|
No
|
Tanggal
|
Uraian
|
Penerimaan
|
Pengeluaran
|
Saldo
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
|
1.
2.
3.
4.
5.
dst
|
Pada hari ini, kamis tanggal tiga puluh satu Januari Tahun Dua Ribu tiga
belas, Buku Kas ditutup dengan keadaan Saldo kas sebagai berikut :
a. Saldo
Bank ;
Rp. ………….
b. Saldo
Kas :
Rp. ………..
Jumlah :
Rp. …………
Mengetahui,
K
e t u
a Bendahara
( ………………. ) ( ………………… )
6. Buku Catatan Inventaris Kelompok
Buku catatan inventaris kelompok adalah berisi tentang Aset-aset atau harta
kekayaan yang dimiliki oleh kelompok.
|
No
|
Jenis Barang
|
Merek
|
Tahun di
Produksi
|
Keadaan barang
|
Jumlah
|
Ket.
|
|
|
Baik
|
Tdk baik
|
||||||
|
1.
2.
3.
4.
5.
dst
|
|
||||||
Sibea, Januari 2013
PENGURUS KELOMPOK TANI
HARAPAN BARU
KETUA SEKRETARIS
(
………………..
) (
…………………… )
7. Buku Pemilikan Lahan Usahatani
Buku ini bertujuan untuk mengetahui kepemilikan
lahan usahatani anggota kelompok.
|
NO
|
N A M A
|
JABATAN
|
LUAS LAHAN
|
JENIS USAHA
|
KET
|
||
|
Sawah
|
kakao
|
kelapa
|
|||||
|
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
dst
|
|||||||
Sibea, Januari 2013
PENGURUS KELOMPOK TANI
HARAPAN BARU
KETUA SEKRETARIS
(
………………..
) (
…………………… )
8. Buku
Agenda
Buku
Agenda berisi tentang pencatatan surat masuk maupun surat keluar.
FORMAT BUKU AGENDA
|
SURAT
MASUK
|
SURAT
KELUAR
|
|||||||
|
NO
|
Alamat
pengirim
|
Tanggal
|
No.
Surat
|
Perihal
|
NO
|
Alamat
Tujuan
|
Tanggal
|
Perihal
|
|
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
dst
|
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
dst
|
|||||||
9. Buku
Expedisi
Buku Expedisi berisi tentang bukti pengiriman surat yang dikirimkan kepihak
luar.
FORMAT BUKU EXPEDISI
|
No
|
Nomor Surat
|
Tanggal
|
Alamat
penerima
|
Perihal
|
Paraf
|
|
1.
2.
3.
4.
5.
dst
|
Jenis-jenis administrasi umum sebagaimana
dijelaskan diatas merupakan kelengkapan administrasi minimal diperlukan oleh
kelompok. Semakin maju dan berkembang suatu kelompok, maka akan
memerlukan jenis-jenis buku guna mendukung kelancaran pengelolaan kelompok
taninya.
Manfaat
mencatat :
1. Untuk mengingat kembali tentang sesuatu
hal
2. Untuk menilai dan mengetahui
perkembangan usaha
3. Sebagai Alat Bukti
4. Sebagai Dokumen
Mengapa Orang Tidak melakukan pencatatan ?
1. Tidak bisa menulis
2. Tidak tahu apa yang harus ditulis
3. M a l a s
4. Belum merasa perlu, karena ;
a. Masih bisa diingat-ingat
b. Belum pernah mengalami masalah
Kemungkinan yang bisa terjadi kalau tidak
melakukan pencatatan ;
1. L u p a
2. Terjadi kesalah pahaman
3. Saling menyalahkan
4. Kalau Skala Usaha
a. Tidak tahu apakah usahanya untung
atau rugi
b. Bisa terjadi pemborosan
c. Bisa ditipu orang
d. Bisa saling menyalahkan antar penjual
dan pembeli
@. Roberto
Goizuette : Anda tidak bisa menunggu sampai orang lain membuatkan jalan untuk anda,
melangkahlah !!!...... Buat jalan untuk diri anda sendiri.
Komentar
Posting Komentar